Il concetto di whistleblowing è sempre più presente nelle discussioni aziendali e nelle pagine dei giornali di tutto il mondo. Con l’entrata in vigore della Direttiva Europea sul Whistleblowing e le recenti modifiche normative in Italia, come il Decreto Legislativo n. 24/2023, è fondamentale comprendere cosa sia il whistleblowing, i suoi benefici per le aziende e come queste possano attuare efficacemente tali procedure.
Whistleblowing: di cosa si tratta?
Il termine “whistleblowing” indica la segnalazione volontaria e spontanea di illeciti o irregolarità commesse all’interno di un’organizzazione, da parte di individui interni o esterni, come dipendenti, fornitori o clienti.
Pertanto, queste segnalazioni possono essere interne, attraverso canali aziendali dedicati, o esterne, qualora la denuncia sia indirizzata a entità esterne all’azienda, come le autorità giudiziarie o la stampa.
Il whistleblowing, per essere considerato tale, deve riferirsi a violazioni di legge o gravi minacce all’interesse pubblico. Tra questi illeciti, disciplinati dal diritto nazionale o europeo, sono compresi eventi rientranti negli ambiti di:
- corruzione;
- discriminazione e molestie sul posto di lavoro;
- violazioni della legge e reati penali;
- violazioni dei diritti umani;
- mala gestione;
- insider trading;
- uso improprio dei dati.
Tuttavia, le singole policy aziendali possono includere ulteriori casistiche che attengano comportamenti non etici o non conformi al Codice di condotta.
Whistleblowing e novità normative
Recentemente, l’Italia ha visto importanti aggiornamenti normativi in tema di whistleblowing.
Il già citato D.Lgs n. 24 del 10 marzo 2023, in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, mira a proteggere coloro che segnalano violazioni del diritto dell’Unione o delle disposizioni normative nazionali.
Questo decreto, entrato in vigore il 30 marzo 2023 e efficace dal 15 luglio 2023, estende la protezione ai segnalanti in vari settori e impone agli enti che occupano mediamente almeno duecentocinquanta lavoratori di istituire un canale interno di segnalazione.
Mentre, le aziende con cinquanta dipendenti avranno tempo due anni per adeguarsi a tale obbligo-
Questo sistema dovrebbe prevedere diversi livelli di segnalazione, assicurando un approccio graduale e comprensivo.
Il primo livello prevede la possibilità per i dipendenti di rivolgersi internamente, tramite canali di segnalazione aziendali. Se questa via non porta a una risoluzione adeguata, è possibile rivolgersi alle autorità competenti. Infine, in casi estremi, i segnalanti possono optare per una denuncia pubblica, se ritengono che l’illecito abbia un impatto significativo sull’interesse pubblico.
Un esempio di tale ultimo grado di segnalazione si ritrova nell’episodio in cui, nel 1971, Daniel Ellsberg, informò il New York Times – raggiungendo così l’opinione pubblica mondiale – delle parziali verità del governo statunitense in merito alla guerra del Vietnam.
Pertanto, come è intuibile, l’implementazione di un tale sistema richiede un attento bilanciamento tra la tutela del segnalante e la necessità di indagare in modo efficace e imparziale sulle segnalazioni ricevute.
Le aziende devono quindi sviluppare procedure chiare e trasparenti, che garantiscano risposte tempestive e appropriate alle segnalazioni, e che siano conformi alle normative vigenti in materia di protezione dei dati e privacy.
Whistleblowing e protezione dei dati
La conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è un aspetto cruciale nella gestione dei sistemi di whistleblowing.
La garanzia dell’anonimato dei segnalanti è essenziale per proteggerne l’identità e per incoraggiare le segnalazioni in buona fede. Un sistema che garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni non solo è conforme al GDPR, ma promuove anche un maggiore coinvolgimento da parte dei dipendenti e delle altre parti interessate.
Questo aspetto della protezione dei dati è fondamentale per prevenire possibili ritorsioni e garantire che i whistleblower si sentano sicuri nel comunicare le loro preoccupazioni, sapendo che la loro identità sarà salvaguardata.
I vantaggi del Whistleblowing per le aziende
Tra i vantaggi del Whistleblowing per le aziende ci sono:
1. L’identificazione precoce di illeciti e la gestione proattiva dei rischi
Un sistema di whistleblowing ben strutturato non è solo uno strumento di rilevazione, ma una parte fondamentale della strategia di gestione dei rischi aziendali.
Infatti, la capacità di identificare precocemente atti illeciti o comportamenti non etici è cruciale per mitigare le conseguenze potenzialmente disastrose. Questa anticipazione non si limita solamente alla prevenzione di danni diretti, come perdite finanziarie o violazioni legali, ma estende i suoi benefici all’intero processo decisionale aziendale.
Incorporando feedback e segnalazioni dei dipendenti, un’organizzazione può adattare le sue politiche e procedure in tempo reale, evitando problematiche future. Questo non solo migliora la conformità legale e normativa, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sicuro e responsabile.
2. Riduzione dei danni finanziari e tutela della reputazione aziendale
Le segnalazioni interne, effettuate attraverso un canale di whistleblowing, hanno un impatto diretto e significativo nella riduzione di potenziali perdite finanziarie.
Le aziende possono risparmiare risorse considerevoli evitando sanzioni legali, perdite dovute a frodi o corruzione e interventi costosi per la risoluzione dei problemi.
Inoltre, in un’epoca in cui l’immagine e la reputazione aziendale sono sempre più esposte e vulnerabili a critiche pubbliche, il whistleblowing serve come un meccanismo di difesa. Infatti, una gestione efficace delle segnalazioni interne aiuta a prevenire scandali che possono danneggiare la reputazione aziendale. Pertanto, la trasparenza e la responsabilità dimostrate dall’adozione di un sistema di whistleblowing rafforzano la fiducia dei clienti, degli investitori e del pubblico, consolidando così l’immagine positiva dell’azienda.
3. Promozione della sostenibilità e dell’integrità organizzativa
Un sistema di whistleblowing trasparente e ben implementato contribuisce notevolmente alla percezione dell’integrità e della responsabilità aziendale. Questo influisce positivamente sulla cultura aziendale, incoraggiando i dipendenti a parlare apertamente e a contribuire attivamente al benessere organizzativo.
Tale approccio promuove la sostenibilità a lungo termine dell’azienda, creando un ambiente di lavoro che valorizza l’etica e la trasparenza.
I dipendenti, quando si sentono supportati e protetti, tendono a essere più leali e produttivi. Inoltre, clienti e partner vedono l’organizzazione come affidabile e rispettabile, fattore che può influenzare positivamente le decisioni di business e le partnership.
In conclusione, il whistleblowing rappresenta un importante strumento di compliance per le aziende, che va ben oltre il semplice adempimento di un obbligo legale.
La sua implementazione può portare benefici significativi in termini di gestione dei rischi, tutela della reputazione, promozione di una cultura aziendale etica e trasparente e conformità normativa.
